英语商务信函写作的构思工具及范例分析

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[摘要] 随着我国国际贸易的发展，各种涉外合同、协议、通知等英语商务信函

日益增多。无论对个人还是企业来说，一封优秀得体的商务信函会给您的同事、供应

商和客户留下良好的第一印象，有助于商务活动的成功进行。本文提出一个英语商务

信函构思工具来辅助写信者对信函进行构思，把握住信函的内容和着重之处。并结合

范例进行分析。

[关键词] 商务信函构思订货确认订购

一、引言

英语作为国际通用的商务语言，对其沟通交流技巧的掌握程度逐渐成为体现企业

文化和素质的前沿准绳。无论对个人还是企业来说，一封优秀得体的商务信函会给您

的同事、供应商和客户留下良好的第一印象。随着全球经济一体化进程的不断发展，

世界范围内的经济合作与交流也在不断增多。人们不可能跟自己的贸易伙伴一一亲自

会面协商。而且我们常常需要将自己的贸易伙伴做出的各种承诺变成有籍可查的文字

记录。这时商务信函就成了取代亲自拜会的一种便宜有效的沟通媒介。我们给贸易

伙伴的每一封信都代表着自己所在公司的形象，显示着公司的水平和实力。“一封好

的商务信函有助于促进和发展同客户的关系，在促进达成新的业务方面起着积极的作

用。”（摘自《丹尼尔·肯尼迪方法：推销信创造的奇迹》）

二、英语商务信函构思工具

在书写信函之前，列出一份清单或者划出一个提纲将有助于笔者完成一份有效成

功的商务英语信函。先设想一下你的读者对你写的内容有何反应，这将影响到如何组

织你的行文。在此，笔者提出以下一个英语商务信函构思工具来构思写信者的文章。

该构思工具包括以下7 点：

1.What do you know about the reader (his or her background) 你对读者了

解多少（她或他的背景）

2.How many times have you already discussed this topic with the reader

这个话题你已经和读者讨论过多少次了

A.Never 从未 B.Once 一次 C.More than once 多次

3.What does the reader want to know 读者希望了解什么

4.What do you want the reader to know 你希望读者了解什么

5.What will the reader’s reaction be to the points 读者对这些问题会作

出什么反应

A.Good News 好消息 B.Mildly interested略感兴趣

C.Indifferent 无动于衷 D.Bad News 坏消息

6.Based on thereader’s reaction, what type of letter will you send 根

据读者的反应，你会寄出什么样的信函

A.Information信息 B.Bad News 坏消息 C.Persuasion 劝说

7.What do you want the reader to do after he or she is finished

reading 你希望读者读完信后做些什么

根据以上 7 个方面，仔细考虑写信的目的和写这份信件应该符合的注意事项和要

求。然后，列出逐个考虑后应对的方案和措施内容。接着，针对所列出的要求寻找到

答案或者对象，确认自己是否有足够的条件和能力来达成。努力做到信函的精确度，

清晰度，避免使用模棱两可，可能导致歧义的词句，禁忌使用陈词滥调。这个构思工

具可以视为一份引导性的提纲，辅助其书写商务信函，把握住信函的内容和着重之处。

三、范例分析

下面笔者以英语商务信函中最常见的订货信及其相应的回复为例，来进行范例分

析。

范例 1：订货信 An Order Letter

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摘要：

[摘要]随着我国国际贸易的发展，各种涉外合同、协议、通知等英语商务信函日益增多。无论对个人还是企业来说，一封优秀得体的商务信函会给您的同事、供应商和客户留下良好的第一印象，有助于商务活动的成功进行。本文提出一个英语商务信函构思工具来辅助写信者对信函进行构思，把握住信函的内容和着重之处。并结合范例进行分析。[关键词]商务信函构思订货确认订购一、引言英语作为国际通用的商务语言，对其沟通交流技巧的掌握程度逐渐成为体现企业文化和素质的前沿准绳。无论对个人还是企业来说，一封优秀得体的商务信函会给您的同事、供应商和客户留下良好的第一印象。随着全球经济一体化进程的不断发展，世界范围内的经济合作与交流也在不断...

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